Organisatie en verantwoordelijkheden
Wij hebben in excel een zo volledig mogelijke takenverdeling gemaakt. Per taak staat duidelijk wie verantwoordelijk is en hoe vaak deze moet worden uitgevoerd. We hebben dit bewust zo ingericht, zodat taken later ook duidelijk kunnen worden overgedragen aan collega’s. Zo wordt de zaak op lange termijn minder afhankelijk van ons en kunnen medewerkers stap voor stap meer verantwoordelijkheid krijgen. De takenverdeling wordt per kwartaal besproken en waar nodig aangepast.
Openingstijden en capaciteit
De locatie beschikt over circa 55 zitplaatsen binnen en 80 zitplaatsen op het terras. In de financiële prognose rekenen wij in het eerste jaar met maximaal 40 dinergasten per avond als volledige operationele bezetting. Op deze manier kunnen wij de kwaliteit, service en werkdruk goed bewaken terwijl het team en de gastenkring verder worden opgebouwd.
De voorlopige openingstijden zijn:
| Dag | Lunch | Diner |
| Maandag | Gesloten | Gesloten |
| Dinsdag | Gesloten | 17.30 tot 22.30 uur |
| Woensdag | Gesloten | 17.30 tot 22.30 uur |
| Donderdag | Gesloten | 17.30 tot 22.30 uur |
| Vrijdag | 12.00 tot 17.00 uur | 17.30 tot 22.30 uur |
| Zaterdag | 12.00 tot 17.00 uur | 17.30 tot 22.30 uur |
| Zondag | Alleen evenementen | Alleen evenementen |
Voor het diner gaan wij in de eerste prognose uit van gemiddeld 90 gasten per week. Bij een maximale rekencapaciteit van 200 dinergasten per week komt dit neer op een gemiddelde bezetting van 45 procent.
Op zondag zijn wij niet regulier geopend. Deze dag wordt gebruikt voor speciale evenementen en samenwerkingen met andere chefs, artiesten en lokale makers. Voor deze evenementen worden vooraf tickets verkocht. Hierdoor weten wij op tijd hoeveel gasten komen en kunnen wij de inkoop, personeelsplanning en voorbereiding hier goed op afstemmen.
Tijdens drukke periodes en grote evenementen in Maastricht, zoals TEFAF en de concerten van André Rieu, kunnen wij extra dagdelen openen. Dit wordt afgestemd op de verwachte drukte, reserveringen en beschikbare personeelsbezetting.
De definitieve laatste besteltijden en sluitingsweken worden verder uitgewerkt in het operationele en financiële plan. Voorlopig gaan wij uit van 46 openingsweken per jaar.
Keukenorganisatie
- Seizoensgebonden menu met voorlopige opbouw: drie bites, vijf koude gerechten, vier warme gerechten en twee desserts.
- A la carte structuur met aandacht voor tempo, portiegrootte en logische opbouw.
- Doel foodcost: 28% tot 32%.
- 60% tot 80% lokale inkoop waar mogelijk en verantwoord.
- Minimaal één alternatieve leverancier per belangrijke productcategorie.
- Wekelijkse voorraadtelling en toepassing van FIFO.
- Verspilling tegengaan met creativiteit
- Dagelijkse temperatuurregistratie, schoonmaakschema per zone en volledige traceerbaarheid van leveranciers.
Serviceorganisatie
- Warm, informeel en professioneel service niveau.
- Actief adviseren over wijn, alcoholvrije dranken
- Personeelsplanning op basis van reserveringen, verwachte omzet en benodigde kwaliteit.
- Doel personeelskosten: 28% tot 35%.
- Wekelijkse teambriefing. En dagelijkse preshift
- Verplichte kennis van menu, allergenen, wijn en overige dranken.
- Duidelijke overdracht tussen keuken en bediening vóór iedere service.
Sturing en rapportage
De onderneming gebruikt gegevens uit het kassasysteem, leveranciersfacturen, boekhouding en eigen spreadsheets om kosten en doelstellingen te volgen. De cijfers worden gebruikt om inkoop, planning, prijzen en openingstijden bij te sturen.
| Frequentie | Te volgen informatie |
| Dagelijks | Omzet, gasten, gemiddelde besteding, kasverschillen, reserveringen/no-shows, opvallende waste en operationele problemen. |
| Wekelijks | Omzet per dagdeel, food- en drankverkoop, voorraad, verspilling, personeelsuren, reserveringsverwachting en reviews. |
| Maandelijks | Omzet, brutomarge, foodcost, personeelspercentage, vaste kosten, resultaat, liquiditeit, btw en prognose voor de komende drie maanden. |
| Per kwartaal | Prijsniveau, leveranciers, menu engineering, teambezetting, marketingeffect, onderhoud en grotere investeringen. |